Liens entre dépôts institutionnels et disciplinaires

Un rapport, publié en novembre 2008, commandité par le Joint Information Systems Committee (JISC) et le Science and Technology Facilities Council» (STFC), à partir d’une étude conduite par SIRIS, examine les relations entre dépôts institutionnels et dépôts disciplinaires au Royaume-Uni.

Il pose les questions suivantes : quels sont les convergences d’intérêt des 2 types de dépôts et comment pourraient-ils se renforcer mutuellement ? et y répond de façon très pragmatique.

Réalisée entre mai et octobre 2008, au moyen d’interviews en face à face ou au téléphone avec les différents acteurs ainsi qu’au travers une enquête en ligne auprès des gestionnaires de dépôts, l’étude identifie une série de d’éléments moteurs et facilitateurs qui pourraient constituer une base de travail commune aux 2 types de dépôts.

Le rapport mentionne un ensemble d’observations sur la situation de ces dépôts, au plan national. (il est à noter que les dépôts disciplinaires étudiés (ArXiv et eLis) sont d’ampleur internationale).

– Voici un résumé des résultats:

– la plupart des dépôts institutionnels sont à un stade précoce de développement ; leur contenu est moindre que celui des dépôts disciplinaires et la masse critique visée est loin d’avoir été atteinte.

– les dépôts sont le plus souvent initiés par le personnel des dépôts, l’autoarchivage n’étant pas intégré dans les pratiques des auteurs.

– il n’existe que très peu d’interaction entre les 2 types de dépôts, malgré l’intérêt déclaré des administrateurs de dépôts institutionnels.

– les éditeurs pourraient s’associer plus largement au développement des dépôts.

– il existe une grande variabilité de formats et de qualité des métadonnées et leur identification est problématique alors qu’une relation de confiance entre dépôts est nécessaire.

– l’agrégation de contenu des dépôts est un souhait formulé par l’ensemble de la communauté et la spécification OAI-ORE peut être un modèle orienté usager valable pour la réaliser.

– la politique de conservation à long terme est déficiente dans de nombreux cas.

– il serait utile de mettre en place des mesures et statistiques pour suivre l’usage des dépôts (PIRUS dans le cadre du projet COUNTER).

– le peu de collaboration entre les financeurs et les établissements d’enseignement supérieur est plus lié à l’absence de structure de négociation qu’à des obstacles techniques.

– Au final, il émet des recommandations et des actions concrètes applicables dans un avenir proche et qui s’adressent aux acteurs (JISC, organismes de financement, administrateurs de dépôts, développeurs de logiciels et créateurs de contenu) au regard de 3 domaines :

1) la normalisation:

– identifier clairement les auteurs, financeurs et universités, lors du processus d’échanges de données entre dépôts (conseil de suivi du guide RIN et du projet NAMES), adopter de normes d’échange d’information (SWAP) et suivre le projet de certification de confiance des dépôts.

2) les meilleures pratiques:

– associer une information claire aux enregistrements lors du transfert entre dépôts et implémenter une identification de version au niveau de l’objet numérique et des métadonnées afin que l’usager comprenne quelle version d’un objet il consulte.

3) l’engagement de la communauté et le dialogue:

– mettre en place un forum national où les représentants des dépôts et financeurs collaborent pour établir des normes et des protocoles communs et s’engager vis-à-vis des usagers.